16 de maio de 2022

Burocracia nas locações: como otimizar processos?

burocracia nas locações

Alugar um imóvel é um processo que normalmente demanda paciência, e é importante que sejam cumpridos os requisitos jurídicos que preservem o proprietário de prejuízos. 

Alugar um imóvel é um processo que normalmente demanda paciência, por isso, é preciso sempre garantir a segurança do locador em relação ao pagamento do aluguel, da conservação do imóvel, amenizando assim a burocracia nas locações. É importante que sejam cumpridos os requisitos jurídicos que preservem o proprietário de prejuízos em caso de inadimplência ou danos ao patrimônio locado. 

Para deixar esse processo menos demorado e burocrático, um pouco de flexibilidade na gestão de riscos, além do uso de tecnologia focadas na agilidade das locações otimizam o processo de locação e garantem mais rapidez e tranquilidade para a imobiliária, e também mais lucros. 

Confira abaixo algumas dicas que podem ajudar a otimizar processos e diminuir a burocracia nas locações!

Flexibilidade na gestão de riscos diminui as burocracia nas locações

Um dos fatores que mais dificulta o processo de locação é a garantia de crédito e a análise de riscos envolvida no processo. É claro que não é possível ignorar esta etapa, pois ela é essencial para  garantir a segurança financeira da imobiliária. A análise cadastral do locatário, por exemplo, é imprescindível para verificar se ele não possui restrições de crédito e tem renda compatível para arcar com os custos da locação do imóvel. 

Uma boa dica é disponibilizar na página da imobiliária informações básicas sobre como funciona a locação de um imóvel, para que o locatário fique possa se preparar para iniciar o processo de locação. 

Garantia locatícia

Além da análise cadastral, a garantia locatícia é importante para garantir que o locatário continue honrando o pagamento do aluguel caso perca sua fonte de renda. A garantia mais tradicional sempre foi a exigência de um fiador que tenha dois ou mais imóveis quitados, não tenha restrições de crédito e disponha de uma renda comprovada compatível com o valor da locação. Em caso de inadimplência, o fiador fica responsável por arcar com todas as despesas do aluguel e taxas que o locatário deixar de pagar. Mas os riscos financeiros envolvidos fazem com que cada vez menos pessoas queiram ser fiadores, o que pode dificultar a locação, caso a imobiliária opte somente por esse tipo de garantia locatícia.

A boa notícia é que hoje existem outras opções de flexibilização que facilitam tudo isso e amenizem as burocracia nas locações. Uma dessas opções é a análise do limite do cartão de crédito. Depois de aprovado o cadastro e a comprovação de renda, é feita a verificação do limite e das faturas pagas do locatário e também de um cartão garantidor, que pode ser de um amigo ou parente. Se a análise comprovar que os dois possuem limite adequado e um histórico de pagamentos em dia, é feita a liberação da locação.

Fazer parcerias com empresas que oferecem fiança locatícia também é uma ótima opção para garantir a segurança do pagamento da locação e agilizar o atendimento da locação de um imóvel. Nesta modalidade, o locatário deve fazer um cadastro na plataforma online da empresa, que normalmente é aprovado rapidamente.  Ele paga uma taxa anual, que pode ser parcelada no cartão de crédito, para que a empresa o avalie junto à imobiliária. 

 Se a pessoa atrasar, não pagar o aluguel ou até mesmo sofrer ação de despejo, a empresa se responsabiliza pelo repasse dos valores à imobiliária, e cuida dos trâmites legais necessários para a retirada do locatário inadimplente do imóvel. Muitos inquilinos têm optado por esse tipo de garantia locatícia pela praticidade e rapidez no processo de aprovação do cadastro. 

Outra possibilidade de garantia é a contratação de um título de capitalização. Neste tipo de garantia, o locatário adquire um título com valor pré-determinado pela imobiliária, geralmente no valor de doze meses de aluguel. Quando o prazo terminar e se tudo estiver em dia, o inquilino recebe de volta o valor com juros. Se houver inadimplência ou necessidade de reparos ao imóvel, a imobiliária pode usar o valor total ou parcial para cobrir os custos necessários. 

Use a tecnologia para diminuir a burocracia nas locações 

Fazer uma gestão eficiente dos processos rotineiros de locação proporciona segurança para todos. Vale a pena investir em tecnologias que organizam  a rotina de trabalho e otimizem tempo, como ferramentas ERP e régua de cobrança.

Conheça os ERPs

Os chamados ERPs (Enterprise Resource Planning) são ferramentas que oferecem soluções para diversos ramos de negócios, inclusive o imobiliário. Estas plataformas criam a rotina de trabalho e integram todos os processos da empresa, como data de envio de boletos, vencimento de contratos, vistoria de imóveis, emissão de notas fiscais, check-list de documentação, cálculo automático de reajuste de aluguéis, e outras funcionalidades. 

Elas agilizam processos e contribuem para melhorar a rentabilidade do negócio, pois diminui a probabilidade de perdas financeiras decorrentes de falha humana, como a perda de prazo de pagamentos, por exemplo.

Além da gestão operacional, o ERP pode ser usado também para uma melhor gestão estratégica, pois conecta informações sobre seu negócio de maneira bastante completa, facilitando tomadas de decisão de forma rápida.  Existem diversas opções de plataformas ERPs disponíveis no mercado para o setor imobiliário. Antes de se decidir pela compra, é importante analisar quais processos precisam ser otimizados para escolher a que  oferece melhores soluções às suas demandas.

Réguas de cobranças

A inadimplência é um problema enfrentado em qualquer tipo de negócio, e no ramo imobiliário não é diferente. Uma ferramenta que facilita o controle e desempenho de todos os processos envolvidos na área financeira da empresa são as réguas de cobranças. 

A régua de cobrança é uma ferramenta criada para automatizar e otimizar os processos de cobrança e recebimento de locações. Além de outras funcionalidades, ela organiza todo o processo de avisar  os locatários em caso de não pagamento de maneira padronizada. 

A ferramenta acompanha todo o processo de pagamento, como o envio de notificação por e-mail ou SMS para informar a proximidade do vencimento, emissão de boletos e  comunicado de cobrança para inquilinos  inadimplentes.  Assim, o contato com o locatário é feito de maneira profissional, evita constrangimentos, como ligações telefônicas para cobrança. 

A ferramenta também faz a baixa automática dos boletos pagos, evitando o processo de conferência manual. A automatização destes processos garante que o locatário não perca prazos por esquecimento, evita erros na cobrança de valores e garante simplicidade e rapidez em todo o processo de acompanhamento do pagamento, suavizando  assim a burocracia nas locações.

Administre bem os serviços agregados

A manutenção de imóveis é um dos serviços agregados que mais preocupa imobiliárias e proprietários. Afinal, é preciso garantir que o imóvel seja alugado e posteriormente entregue ao proprietário em boas condições. Uma gestão eficiente garante boa reputação no mercado e ajuda a atrair novos clientes. 

Alinhar os deveres de cada um

O primeiro passo deve ser determinar de forma muito clara no contrato de locação quais são as responsabilidades do locador e do locatário em relação à manutenção do imóvel. Danos encontrados pelo locatário antes de sua entrada no imóvel devem ser informados à imobiliária, e o proprietário deve fazer os consertos. Já o inquilino passa a ser responsável pela manutenção e reparos de danos causados por ele ou por terceiros durante a vigência do contrato.

Algumas imobiliárias costumam optar por ter um setor dedicado apenas à manutenção de imóveis locados, com um ou mais profissionais que executem serviços diversos de manutenção, como pedreiros, pintores, calheiros e encanadores. Caso sua empresa opte por contratar profissionais autônomos, é importante ter um cadastro com vários profissionais bem recomendados e com disponibilidade de atendimento rápido às demandas. 

Suporte otimizado

Outro ponto de atenção é ter  opções de canais de atendimento rápidos e eficientes para inquilinos e proprietários. O contato tradicional somente por telefone já não é mais suficiente Usar o WhatsApp Business ou atendimento online na página da empresa facilita  o contato.

Afinal, não basta que o cliente tenha várias opções de contato, é necessário que ele receba as informações com agilidade e profissionalismo. 

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