Gerenciar contratos de locação é uma tarefa rotineira nas imobiliárias, mas que exige atenção para que tudo corra bem. Afinal, um pequeno erro pode causar problemas na locação, e até prejuízo financeiro
Para te ajudar a otimizar esta atividade na sua empresa, a Arbo preparou esse post com dicas essenciais para você gerenciar seus documentos de maneira ágil e eficiente. Confira!
Otimize a comunicação
Um dos primeiros passos para gerenciar contratos de locação com tranquilidade é manter um bom canal de atendimento. A comunicação deve ser ágil e fácil, tanto quando você precisa contatar o inquilino, e também para os momentos em que ele precisa falar com a imobiliária.
Além do tradicional telefone e e-mail, disponibilizar canais de contato rápido, como o WhatsApp Business, agilizam a comunicação. Invista também em espaços de atendimento digital, como um chat de atendimento no site da imobiliária. Com isso, você facilita o contato entre o cliente e a empresa, e evita problemas que poderiam ter sido resolvidos rapidamente com uma mensagem
Organize processos e documentos
Manter todos os processos e documentos em dia é essencial em qualquer empresa. Parece óbvio, mas muitas imobiliárias ainda se atrapalham ao gerenciar contratos de locação por falta de organização.
Trabalhos de rotina, como a confecção da papelada, emissão de boletos e repasse de valores para proprietários por exemplo, devem ter um controle rigoroso para garantir que sejam feitos na data certa.
Um boleto enviado com atraso pode causar prejuízo e problemas para o proprietário. É importante definir quem é responsável por cada atividade na empresa, e criar procedimentos para evitar falhas.
Controle de documentos físicos e digitais
Um bom controle e arquivamento de documentos também agiliza o dia a dia da imobiliária. Invista na digitalização de documentos, isso facilita a sua localização e economiza espaço físico.
No caso dos documentos que precisam ser guardados em papel, a dica é criar um sistema facilitado, tanto para arquivar como para recuperar um documento quando for preciso.
Atenção na formalização dos contratos
O mercado imobiliário está cada vez mais competitivo, e ninguém quer perder uma oportunidade de negócio. Mas na pressa para garantir a negociação, alguns corretores acabam deixando de exigir alguns documentos ou não verificam as restrições do inquilino.
Quando se trata de gerenciar contratos de locação, evite abrir exceções em relação à documentação exigida. Isso evita problemas futuros, e garante a boa reputação da imobiliária.
O contrato de locação também precisa detalhar tudo que o inquilino pode ou não fazer no imóvel, além de datas de pagamento, reajuste do aluguel, vigência da locação, etc. Com isso, fica mais fácil gerenciar a locação, e você evita problemas futuros, caso o inquilino não descumpra alguma regra.
Fique atento aos pagamentos dos inquilinos
A inadimplência é um problema comum no setor imobiliário, e pode causar muitas dores de cabeça para os proprietários e para a imobiliária. Para evitar esse problema, é importante acompanhar as datas de pagamento, e confirmar se realmente a locação foi paga.
Se o inquilino não fizer o pagamento do aluguel, é possível enviar rapidamente um lembrete de pagamento, e enviar novamente o boleto, caso ele não tenha recebido, ou fazer a cobrança dos valores em aberto.
Quanto mais rápido você souber que o pagamento não foi feito, mais cedo pode resolver a situação, e evita prejuízos. Vale também investir em réguas de cobrança, elas são ótimas ferramentas para otimizar o controle de recebimento das locações. Não se esqueça de manter o cadastro do cliente atualizado, assim você tem certeza de que vai conseguir contato com ele caso precise.
Defina datas fixas para os inquilinos
É importante fixar uma data para que o inquilino pague o aluguel e outras taxas. Ele deve estar ciente de que, se atrasar, terá que arcar com juros e multas. Normalmente o contrato de locação já traz essas informações, mas vale a pena reforçá-las para o inquilino.
Uma dica é programar o envio do boleto de pagamento no e-mail de cadastro do cliente, e inserir um texto padrão com as informações de pagamento, e também sobre juros e multas por atraso no próprio e-mail.
Outro ponto importante é garantir mais de uma opção de data de pagamento. Assim, o inquilino pode escolher a melhor data de pagamento, e evitar pagar em atraso por ainda não ter recebido o salário, por exemplo.
Controle reajustes e cobranças
A rotina para gerenciar contratos de locação envolve o controle do vencimento dos documentos de locação. Caso o inquilino queira renovar o contrato, é feito o reajuste anual do valor do aluguel, então é preciso ficar atento para as datas desses reajustes, e qual o percentual de aumento.
Se ele for responsável pelo pagamento de taxas, como o IPTU, por exemplo, é necessário fazer também o cálculo de aumento desses valores. O acompanhamento do vencimento dos contratos é essencial para garantir a cobrança dos valores corretos da locação. E se o locatário decidir não renovar o contrato, o imóvel pode ser anunciado rapidamente para locação.
Tenha opções de garantias locatícias
Oferecer mais de uma opção de garantia locatícia aumenta suas chances de negócio. Além do tradicional fiador, existem outras formas de garantia, como a caução e o uso de um título de capitalização.
Uma boa dica é fazer parcerias com seguradoras que oferecem o serviço de seguro fiança. Nessa modalidade, o inquilino paga um valor para a empresa para conseguir a garantia locatícia.
Ela pode ser paga à vista ou parcelada no cartão. Caso o locatário não pague o aluguel, a seguradora se responsabiliza pelo pagamento à imobiliária.
Cuide da gestão do atendimento
Gerenciar contratos de locação envolve cuidar também do atendimento ao cliente. O dia a dia de quem trabalha na área imobiliária envolve pedidos de informações, visitas a imóveis, elaboração de contratos, entre tantas outras atividades. Mas às vezes também é preciso lidar com reclamações, cobranças e mau humor de inquilinos e proprietários.
É importante manter a calma ao atender um cliente descontente, e verificar o que pode ser feito para ajudá-lo. Mas não se esqueça de conferir as regras do contrato do cliente, e agir de acordo com o que consta no documento, sempre com educação, tranquilidade e empatia. Treinar toda a equipe de funcionários também é essencial para garantir a excelência no atendimento.
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