24 de maio de 2022

Como melhorar a gestão de documentos na imobiliária

gestão de documentos

Manter uma imobiliária funcionando não é uma tarefa fácil, e em meio aos desafios desse mercado cada vez mais competitivo, ainda é preciso lidar com a gestão de documentos

Manter uma imobiliária funcionando não é uma tarefa fácil, e os desafios desse mercado cada vez mais competitivo são grandes. Vender, alugar, administrar imóveis, atender clientes e corretores e no meio de tudo isso ainda ter que lidar com a gestão de documentos que nem sempre estão organizados.

Parece um cenário difícil? Mas não precisa ser assim. Você sabia que com técnicas simples e um pouco de tecnologia você otimiza o dia a dia da sua empresa e ganha agilidade e tempo livre?

No post de hoje, vamos te mostrar as vantagens de manter uma boa gestão de documentos, e trazer dicas de métodos de organização para acabar de vez com a bagunça na documentação da sua imobiliária. Confira!

Mais organização, mais produtividade!

Você já se sentiu perdido, irritado e até angustiado em um ambiente bagunçado? Além de atrapalhar a rotina de trabalho, locais desorganizados podem afetar até mesmo o humor das pessoas. Isso também acontece quando o arquivo da imobiliária não facilita a localização dos documentos. Organizá-lo agiliza o dia a dia da empresa e traz muitos benefícios. Vamos conhecer alguns deles:

Aumento da produtividade

Manter a gestão de documentos em dia também melhora a produtividade. Quanto tudo está no devido lugar, o trabalho fica mais prático e rápido. Com isso, você economiza tempo e não se estressa procurando um documento urgente.

Diminuição de erros

Arquivos desorganizados causam vários problemas para a empresa. Como explicar para um cliente que um documento importante se perdeu? Uma boa gestão de documentos diminui a chance de extravios, evita o retrabalho e agiliza o atendimento.

Mais tempo para os negócios

A organização dos arquivos da imobiliária agiliza todos os processos. Com isso, você pode concluir as transações de forma muito mais rápida, e sobra mais tempo para atender clientes e buscar oportunidades de negócio.

Como melhorar a gestão de documentos?

Agora que você já sabe as vantagens de manter tudo organizado, vamos mostrar como você pode fazer isso em sua empresa. Com alguns passos simples, você consegue otimizar a organização dos documentos sem complicação.

Avalie seu arquivo

O primeiro passo para uma gestão de documentos eficaz é uma boa limpeza na papelada e o dimensionamento do local onde os arquivos ficam armazenados.  

Veja quais arquivos precisam ser mantidos e os que podem ser excluídos. Isso permite que você tenha noção de quanto espaço realmente precisa para guardar os papéis, e isso vale também para documentos digitais. 

Classifique os documentos

Depois de descartar o que não precisa mais ser guardado, o próximo passo é pensar na forma mais prática de acessar esses documentos. Criar um sistema de classificação é muito útil e facilita a gestão de documentos. O sistema pode ser simples, com etiquetas de fácil identificação.

Separe os arquivos por categorias

Você pode dividir os arquivos em pastas, e classificá-las de acordo com os processos que mais usa na imobiliária. Essa separação pode ser feita por tipo de documento (contratos de venda ou locação, recebimento de aluguéis, etc.), ano ou outras categorias. O importante é que a classificação funcione bem, e os documentos sejam encontrados de forma rápida.

Crie um fluxo de controle na gestão de documentos

Agora é a hora de pensar em como manter a organização dos arquivos. Crie um fluxo para que os documentos sejam guardados corretamente. Para isso, defina regras claras de como eles devem ser guardados, retirados e devolvidos, e também um sistema de controle desse processo.

Por exemplo, você pode definir que os comprovantes de pagamento de aluguéis devem ser arquivados diariamente. Já os documentos de vistoria de imóveis podem ser reunidos e arquivados uma vez por semana. É importante que todos os colaboradores entendam como funciona esse fluxo para evitar erros e garantir a organização.

Aposte nos documentos digitais

Uma ótima solução para diminuir a quantidade de papéis guardados é investir na digitalização dos arquivos. Muitos documentos podem ser mantidos somente no formato digital, o que economiza espaço físico e garante que eles fiquem organizados e disponíveis rapidamente.

Outra dica é digitalizar também os documentos que precisam ser guardados em papel. Fica mais fácil consultá-los rapidamente ou enviar uma cópia para um cliente quando for necessário. Mas lembre-se que os arquivos digitais também precisam ficar organizados.

Salve arquivos em nuvem

Uma boa maneira de garantir que os documentos fiquem seguros e organizados é salvá-los em nuvem (drives de armazenamento virtual de arquivos). Com isso, você economiza espaço nos computadores da empresa e não precisa manter tantos equipamentos para guardá-los,  como pendrives e HD externos.

Outra vantagem é a possibilidade de acessar tudo o que precisar mesmo fora da imobiliária. Isso porque tudo fica armazenado em um ambiente virtual, e basta ter um celular ou tablet à mão para acessá-los. É possível criar também restrições para acesso de documentos sigilosos, o que aumenta a segurança de informações.

Organização

É bom lembrar que os arquivos digitais também precisam ficar organizados. Lembre-se de excluir tudo que não tiver mais utilidade, e assim como no arquivo físico, classificar pastas e subpastas com acesso rápido e fácil. Escolha um dia por semana ou por mês para organizar os arquivos, conferir se tudo está salvo no lugar certo, e limpar o que não precisa mais ser guardado.

Invista em tecnologia de gestão de documentos

Falando em digitalização, uma ótima dica para melhorar a gestão de documentos e ainda aumentar a produtividade de seu negócio é investir em softwares como o CRM e os ERPs imobiliários.

CRM

O CRM (Customer Relationship Management) é um software focado no relacionamento com o cliente. Além de auxiliar na gestão de documentos, com ele você consegue saber de forma muito mais rápida e eficaz as suas necessidades.

Além de fazer a gestão de documentos, o sistema também gerencia informações dos clientes e cria um histórico. Quando uma casa ou apartamento é colocado à venda ou para locação, você pode saber, por exemplo, quem já entrou em contato procurando um imóvel com estas características, e quantos clientes podem se interessar por ele. Assim, você oferece exatamente o que eles procuram.

Com estas informações, fica muito mais fácil atender os clientes e aumentar os lucros.

ERP imobiliário

Esta plataforma faz a gestão de todas as informações e processos administrativos e estratégicos do seu negócio. Como ele integra tudo em um banco de dados único, fica rápido e fácil conseguir o documento que você precisa. Além disso, é possível também automatizar tarefas como a emissão de boletos ou o cálculo de reajuste de um aluguel, por exemplo.

Outra vantagem dos ERPs é que você pode incluir e configurar uma régua de cobranças integrada a todos os outros processos da imobiliária. Isso diminui a possibilidade de erros no faturamento e cobrança.

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