A implementação de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) em imobiliárias é uma tarefa complexa e desafiadora, mas que pode trazer muitos benefícios para a gestão do negócio.
Neste texto, vamos abordar os desafios mais comuns na implementação de um sistema ERP em imobiliárias, além de falar sobre as principais facilidades que um sistema ERP pode proporcionar, a importância da integração entre ERP e CRM, e como começar a operar com o sistema ERP.
A antiga gestão financeira
Um dos principais desafios na implementação de um sistema ERP em imobiliárias está relacionado à antiga gestão financeira da empresa. Muitas vezes, as informações sobre contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa e outras atividades financeiras estão dispersas em planilhas, papéis ou em diferentes softwares que não se comunicam entre si.
Nesse sentido, é fundamental que a equipe responsável pela implementação do sistema ERP realize uma análise completa dos processos financeiros da imobiliária, identificando as áreas que precisam ser melhoradas e os dados que precisam ser integrados. Além disso, é preciso definir uma estratégia para migrar as informações antigas para o novo sistema, sem perder dados importantes ou comprometer a integridade das informações.
Os maiores desafios na alteração do sistema
A alteração do sistema é outro desafio importante na implementação de um sistema ERP em imobiliárias. Muitas vezes, a equipe está acostumada a utilizar determinados softwares ou processos e pode resistir à mudança, o que pode comprometer o sucesso da implementação.
Para minimizar esse problema, é importante que a equipe seja envolvida no processo de escolha do novo sistema, desde o levantamento de requisitos até a avaliação das opções disponíveis no mercado. Além disso, é fundamental que a empresa ofereça treinamento e capacitação para a equipe, de forma a garantir que todos saibam utilizar o novo sistema e entendam os benefícios que ele trará para a gestão do negócio.
Capacitação da equipe
A capacitação da equipe é um dos pontos mais importantes na implementação de um sistema ERP em imobiliárias. Sem um treinamento adequado, é difícil garantir que a equipe utilize o sistema de forma correta e que aproveite todos os benefícios que ele pode oferecer.
Para garantir uma boa capacitação da equipe, é preciso investir em treinamentos específicos para cada área da empresa, desde o financeiro até o departamento de vendas. Além disso, é importante oferecer suporte técnico para sanar dúvidas e resolver problemas que possam surgir durante a utilização do sistema.
Principais facilidades que um sistema ERP proporciona
Apesar dos desafios, a implementação de um sistema ERP em imobiliárias pode trazer muitas facilidades para a gestão do negócio. Entre as principais vantagens, podemos citar:
Centralização de informações: com um sistema ERP, todas as informações sobre clientes, imóveis, vendas, contas a pagar e contas a receber ficam centralizadas em um único local, o que facilita o acesso e a tomada de decisão.
Automação de processos: um sistema ERP automatiza processos como emissão de notas fiscais, boletos bancários, envio de e-mails para clientes, entre outros. Isso reduz a quantidade de tarefas manuais que a equipe precisa realizar e aumenta a eficiência do trabalho.
Análise de dados: com um sistema ERP, é possível fazer análises detalhadas sobre o desempenho da empresa, identificar oportunidades de negócio e tomar decisões mais assertivas.
Gestão de estoque: em imobiliárias, o estoque é composto pelos imóveis disponíveis para venda ou locação. Com um sistema ERP, é possível gerenciar esse estoque de forma mais eficiente, com informações atualizadas sobre disponibilidade, preço, condições de pagamento, entre outros dados.
Como começar a operar com o sistema ERP?
Para começar a operar com um sistema ERP em uma imobiliária, é preciso seguir algumas etapas importantes:
Levantamento de requisitos: a primeira etapa consiste em levantar os requisitos da empresa e definir quais funcionalidades são mais importantes para a gestão do negócio. Nessa etapa, é importante envolver todas as áreas da empresa para garantir que as necessidades de todos sejam contempladas.
Seleção do sistema: com os requisitos definidos, é hora de buscar um sistema ERP que atenda às necessidades da imobiliária. É importante avaliar as opções disponíveis no mercado, considerando critérios como custo, funcionalidades, facilidade de uso, suporte técnico, entre outros.
Implementação do sistema: após a escolha do sistema, é hora de implementá-lo na empresa. Nessa etapa, é importante contar com a ajuda de uma equipe especializada, que possa garantir que o sistema seja configurado de forma adequada e que as informações antigas sejam migradas corretamente.
Treinamento da equipe: para garantir que a equipe saiba utilizar o sistema de forma adequada, é fundamental oferecer treinamentos e capacitação para todos os colaboradores. Isso permite que todos aproveitem os benefícios que o sistema oferece e que possam utilizá-lo de forma eficiente.
Integração entre ERP e CRM
Outro ponto importante na implementação de um sistema ERP em imobiliárias é a integração entre ERP e CRM (Customer Relationship Management). Enquanto o ERP cuida da gestão interna da empresa, o CRM é responsável por gerenciar o relacionamento com o cliente e na organização interna da imobiliária.
A integração entre esses dois sistemas é fundamental para garantir uma visão completa do negócio, desde a captação de leads até o fechamento da venda. Com a integração, é possível ter informações atualizadas sobre o histórico de interações com o cliente, suas preferências e necessidades, o que permite uma abordagem mais personalizada e eficiente.
Integração Arbo e Superlógica
A integração do CRM Arbo e ERP Superlógica é uma boa solução para quem lida diariamente com um grande fluxo de contratos de aluguéis e vendas de imóveis.
Com a união do departamento financeiro ao setor comercial é inevitável que haja boas negociações. O contato com clientes estabelecidos e novos leads, também só tem a ganhar a partir da implementação de uma estrutura padronizada e otimizada das rotinas administrativas, como a gestão eletrônica de documentos.
Além de oferecer várias vantagens, a fusão de CRM e ERP pode, ainda, ajudar de maneira imediata a eficiência da sua imobiliária. Separamos abaixo alguns dos principais benefícios:
Elimina a duplicação de dados e evita o retrabalho
Empresas que têm vários softwares gerenciando o processos de contratos de aluguéis de imóveis têm também vários bancos de dados, o que pode gerar a duplicação destas informações. A integração entre os softwares utilizados na empresa é uma solução para isso. Ela gera, como resultado, um único banco de dados.
Além disso, nada melhor do que ter as informações dos processos disponíveis em uma mesma plataforma, de maneira organizada e totalmente automatizada. A automatização evita o retrabalho já que os programas fazem tudo praticamente sozinhos.
Reduz os custos e gera mais segurança
Vamos combinar que não é nada legal ter vários softwares na empresa, sem integração entre eles, e com alto custo, certo?
Cada um gera um valor de adesão, manutenção e suporte. E ao ter um sistema integrado, você vai precisar de menos softwares e poderá gerenciar os processos sem gastar tanto dinheiro.
E ter uma plataforma que armazena tudo de mais essencial em um sistema de nuvem é o ideal para garantir também a segurança. A centralização de informações além de ser mais seguro facilita a realização de backups e sincronização dos dados em nuvem.
Facilidade com suporte
A integração oferece um canal exclusivo e inovador para todos se relacionarem, para locadores, locatários e fiadores.
Oferecendo mais dinâmica no relacionamento com quem contrata e podendo tratar sobre diversos assuntos, como manutenções, alterações no contrato, finanças e outras pendências.
Além, também, das notificações automáticas. Os locatários saberão quando o boleto estará disponível e os proprietários serão informados sobre o repasse feito. Todos os principais momentos, em relação ao contrato de locação, serão notificados pelo Owli.
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